Veel MKB-ondernemers zijn dagelijks bezig met brandjes blussen en ad hoc problemen oplossen. Ze zitten vast in een wirwar van tijdelijke oplossingen, workarounds die misschien ooit handig leken maar nu alleen maar zorgen voor tijdverlies en frustratie. Het zijn vaak niet de complexe problemen die je tegenhouden, maar de simpele, inefficiënte gewoontes die we nooit verbeteren. Automatiseren klinkt als iets ingewikkelds, maar het kan juist zorgen voor meer ruimte en vrijheid – verborgen goud dat al in je bedrijf aanwezig is. Vandaag is je ‘Day One’ om dat goud te ontgrendelen.

Automatiseren: wat is het en waarom zou je het doen?

Automatiseren betekent dat je handmatige, repetitieve taken aan systemen overlaat. Het klinkt misschien intimiderend, maar juist hier ligt de grootste winst: tijd winnen door dingen die je eigenlijk niet meer zelf zou moeten doen. Automatiseren is vaak niet het veranderen van wat je doet, maar van hoe je erover denkt. Je wint tijd, vermindert fouten, en maakt ruimte voor groei, innovatie en betere klantrelaties.

Veel ondernemers blijven hangen in processen die ooit bedoeld waren als tijdelijke oplossingen, maar inmiddels zijn ingegroeid in de dagelijkse routine. De meeste problemen van vandaag zijn het resultaat van succesvolle oplossingen uit het verleden die we nooit hebben verbeterd. Papieren bonnetjes die je handmatig invoert, repetitieve e-mails naar klanten die je elke dag opnieuw opstelt – het zijn allemaal voorbeelden van verloren tijd en gemiste winst. Automatiseren kan hier een enorme impact hebben door simpelweg de herhaling eruit te halen en ruimte te maken voor echte vooruitgang.

Wist je dat?

Snellere leadrespons en conversie: 78% van de bedrijven die als eerste reageren op een lead winnen de verkoop, terwijl bedrijven die binnen de eerste vijf minuten reageren hun kans om contact te leggen met 100 keer verhogen. (Bron: Harvard Business Review)

Kostenbesparing door automatisering: 59% van de MKB-bedrijven die automatisering hebben geïmplementeerd, rapporteerden een significante vermindering van operationele kosten door het verminderen van repetitieve, tijdrovende taken. (Bron: Salesforce)

Verbeterde productiviteit: MKB-bedrijven die automatisering gebruikten, zagen een productiviteitsverhoging van gemiddeld 20-30%, doordat werknemers zich konden richten op strategische en creatieve taken. (Bron: McKinsey & Company)

Verhoogde klanttevredenheid: Bedrijven die marketingautomatisering gebruiken, melden een 451% toename van het aantal gekwalificeerde leads door snellere reacties en consistente communicatie. (Bron: HubSpot)

Tijd besparen met automatisering: Het automatiseren van administratieve taken zoals e-mailafhandeling en data-invoer kan maandelijks 10-20 uur per werknemer besparen. (Bron: Zapier)

Hoe begin je met automatiseren op day one?

Hier zijn enkele super concrete voorbeelden die je vandaag al kunt uitvoeren, zonder ingewikkelde software of hoge kosten:

1. Gebruik een password manager
   • Elk bedrijf MOET een password manager gebruiken. Het niet gebruiken van een password manager is alsof je een auto weigert en kiest voor paard en wagen. Waarom kiezen voor onnodige complexiteit en stress? Een password manager verbetert niet alleen de veiligheid, maar bespaart ook eindeloos veel tijd die anders verloren gaat aan het zoeken naar vergeten wachtwoorden of eindeloos wachtwoord resets aanvragen. Soms ligt de grootste winst niet in het ingewikkelde, maar juist in het versimpelen. Start vandaag met een tool zoals LastPass of 1Password en merk meteen het verschil. 

• Kies een password manager (LastPass, 1Password).
• Implementeer de tool bij alle teamleden.
• Zet alle bestaande wachtwoorden in de manager.
• Stel wachtwoordbeleid in voor consistentie en veiligheid.

2. Gebruik tools zoals Breevy of TextExpander
   • Veel MKB’ers typen dagelijks dezelfde e-mails of berichten, keer op keer. Dit lijkt misschien triviaal, maar het is alsof je steeds opnieuw het wiel uitvindt. Denk aan tools zoals Breevy of TextExpander, die ervoor zorgen dat standaardzinnen automatisch worden ingevuld. Of gebruik macro’s in Excel voor repetitieve taken. Dit soort kleine ingrepen kunnen je elke dag weer tientallen minuten besparen. Het zijn vaak de kleine, niet-glamoureuze oplossingen die grote resultaten opleveren. 

• Installeer Breevy of TextExpander.
• Stel veelgebruikte zinnen en sjablonen in.
• Train je team om de tool te gebruiken.

Day one, let’s go!

Het is tijd om automatisering te omarmen en slimmer te werken. Hier is jouw plan voor de eerste dag om een vliegende start te maken:

Breng je processen in kaart (1 uur)
Plan een sessie, alleen of met je team, en zet al je dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse taken op papier of gebruik een tool zoals Trello. Focus op repetitieve stappen. Voorbeeld: Maak een lijst van taken zoals e-mails beantwoorden, facturen versturen, en afspraken inplannen.

Kies één taak om te automatiseren (30 minuten)
Identificeer een taak die veel tijd kost. Voorbeeld:

E-mail Automation: Stel automatische e-mails in voor klanten die iets bestellen. Gebruik Mailchimp of ActiveCampaign om een welkomstmail in te stellen met 10% korting voor nieuwe nieuwsbriefinschrijvingen.

• Stel een welkomstmail in die automatisch naar een klant wordt gestuurd zodra zij zich inschrijven op je nieuwsbrief. Voeg een kleine korting toe, zoals 10%, om de betrokkenheid te verhogen.

Facturen en Administratie: Gebruik software zoals Exact of QuickBooks voor automatische facturering. Stel in dat klanten direct na aankoop een factuur ontvangen.

• Gebruik een automatische factureringsfunctie waarmee klanten direct na een aankoop een factuur per e-mail ontvangen, zodat je niet langer handmatig hoeft te factureren.

 
Kalenderbeheer: Maak gebruik van tools zoals Calendly om automatisch afspraken in te plannen zonder heen-en-weer e-mailen.

• Zet een link naar je Calendly in je e-mailhandtekening zodat klanten eenvoudig zelf een beschikbare tijd kunnen kiezen voor een afspraak, zonder dat je telkens beschikbaarheid hoeft af te stemmen.
  

 
Bonnetjes automatisch opslaan (30 minuten)
Wil je geen bonnetjes meer kwijtraken of handmatig uploaden? Volg deze stappen met IFTTT:
Maak een IFTTT-account aan.
Maak een nieuwe applet: Kies ‘Google Photos’ als trigger voor nieuwe foto’s.
Koppel de actie ‘Upload File’ naar Google Drive en kies een map genaamd ‘Bonnetjes’.
Test het door een foto van een bonnetje te maken; deze zou automatisch in de map moeten verschijnen.

Implementeer een eenvoudige tool (1 uur)
De kracht van automatisering ligt ook in het koppelen van verschillende tools. Denk aan platforms zoals Zapier of Make (voorheen Integromat), waarmee je verschillende applicaties aan elkaar kunt koppelen.

Voorbeeld:
Zapier: Koppel je webshop aan je e-mailmarketingplatform, zodat klanten automatisch een bedankmail en producttips ontvangen na hun aankoop. Stel een ‘Zap’ in om deze verbinding te maken.
Stel in dat alle contactinformatie die wordt ingevuld via je website automatisch naar je Google Sheets wordt gestuurd via Zapier, zodat je altijd een bijgewerkte klantenlijst hebt zonder handmatig invoeren.
Koppel je webshop aan je e-mailmarketingplatform zodat klanten die iets hebben gekocht automatisch een bedankmail en opvolgende producttips ontvangen.

Test en verzamel feedback (doorlopend)
Test de automatiseringen en vraag je team om feedback. Maak aanpassingen waar nodig.

Vraag of de automatische facturen goed aankomen en of de klanttevredenheid is verbeterd.

Blijf kansen zoeken (doorlopend)
Gebruik de tijd die je bespaart om verder te kijken. Welke andere processen kunnen geautomatiseerd worden? Voorbeeld: Koppel je voorraadbeheer aan je kassasysteem, zodat je voorraad automatisch wordt bijgewerkt bij verkopen.

Automatiseren is een iteratief proces. Perfectie is de vijand van vooruitgang. Begin klein, implementeer een automatisering en kijk hoe het werkt. Betrek je team en vraag om feedback. Het is vaak niet de grootste, meest ambitieuze verandering die het verschil maakt, maar juist de stap-voor-stap verbeteringen die leiden tot een efficiëntere workflow.

Moderne tools en technieken voor automatisering

Niet elke oplossing hoeft sexy te zijn om effectief te zijn. Automatisering kan eenvoudig beginnen met tools die dagelijkse processen stroomlijnen. Hier zijn enkele moderne oplossingen waarmee je direct aan de slag kunt:

• Mailchimp / ActiveCampaign: Automatiseer klantcommunicatie en marketingcampagnes. Niet glamorous, maar wel enorm effectief.
  • Zapier / Make: Koppel verschillende systemen zonder programmeren en bespaar zo tijd en moeite.
  • Trello / Asana: Beheer taken en stel automatiseringsregels in om repetitieve taken over te dragen aan technologie.
  • Exact / QuickBooks: Automatiseer je boekhouding en financiële processen voor direct overzicht en minder fouten.
  • Calendly: Laat klanten zelf afspraken plannen en bespaar jezelf talloze heen-en-weer e-mails.
  • HubSpot: Een krachtig CRM-platform dat marketingautomatisering en klantrelatiebeheer integreert, ideaal voor groeiende bedrijven.
  • Hootsuite / Buffer: Automatiseer sociale media posts en beheer al je accounts vanuit één platform om consistentie te waarborgen.
  • IFTTT (If This Then That): Een flexibele tool om eenvoudige automatiseringen in te stellen tussen verschillende apps en apparaten.
  • Airtable: Combineert de eenvoud van een spreadsheet met de kracht van een database, perfect voor projectmanagement en gegevensbeheer.
  • Slack: Gebruik bots en integraties om meldingen en workflows te automatiseren, wat de teamcommunicatie kan versnellen.
  • Google Drive / Dropbox: Automatische back-ups en bestandsdeling kunnen worden ingesteld voor een betere samenwerking.
  • Zapier Email Parser: Haal automatisch gegevens uit binnenkomende e-mails om ze naar andere tools te sturen zonder handmatige invoer.
  • SurveyMonkey / Typeform: Automatiseer het verzamelen van feedback van klanten door enquêtes te integreren met je CRM.
  • JotForm: Maak formulieren voor alles, van inschrijvingen tot bestellingen, die automatisch gegevens verzamelen en opslaan.
  • Shopify: Voor webwinkels; automatiseer voorraadbeheer en orderverwerking met verschillende apps en integraties.
  • Xero: Een cloud-gebaseerd boekhoudplatform dat automatisering van facturen en bankafstemming mogelijk maakt.
  • Acuity Scheduling: Vergelijkbaar met Calendly, biedt geavanceerde mogelijkheden voor afspraakplanning en betalingen.
  • Pipedrive: Een CRM-systeem dat salesprocessen automatiseert en helpt bij het beheren van leads en klantinteracties.
  • Toggl / Clockify: Automatiseer tijdregistratie en rapportage voor projecten, zodat je altijd inzicht hebt in waar je tijd aan besteedt.
  • Notion: Gebruik Notion voor projectbeheer en documentatie, met mogelijkheden voor automatisering via integraties.
  • FreshBooks: Voor freelancers en kleine bedrijven; automatiseer facturering en boekhouding eenvoudig.
  • Microsoft Power Automate: Koppel Microsoft-apps en automatiseer workflows met krachtige integratiemogelijkheden.
  • Otter.ai: Automatiseer transcriptie van vergaderingen, waardoor je eenvoudig notulen kunt maken zonder handmatig typen.
  • ChatGPT: Gebruik AI-gestuurde chatbots voor klantenservice, om veelgestelde vragen te automatiseren en klanten sneller te helpen.

Met deze tools kun je direct aan de slag om je processen te stroomlijnen en efficiëntie te verbeteren. Kies de oplossingen die het beste passen bij jouw specifieke behoeften en begin vandaag nog met automatiseren.

Jasper’s succes met automatisering: sneller reageren, meer omzet

Jasper, een ondernemer uit Eindhoven, stond bekend om zijn creatieve producten en diensten, maar minder om zijn snelle reacties op e-mails. Potentiële leads verdwenen vaak in stilte omdat Jasper te laat reageerde op contactverzoeken. Hij besloot dit te verbeteren door automatisering in te zetten.

Jasper begon met het automatiseren van e-mailresponses. Hij stelde een systeem in dat automatisch een vriendelijk bericht stuurde zodra iemand zijn contactformulier invulde. Hierdoor voelden potentiële klanten zich meteen gehoord, wat vertrouwen opbouwde en de kans op conversie vergrootte.

Vervolgens bood Jasper gratis digitale content aan, zoals een e-boek of exclusieve video, in ruil voor e-mailadressen. Dit leverde hem niet alleen meer abonnees op, maar zorgde er ook voor dat zijn content werd gedeeld, waardoor zijn bereik groeide.

Jasper realiseerde zich ook dat een eenmalige verkoop niet genoeg was en stelde een reeks welkomstmails in na een aankoop. In de eerste mail bedankte hij de klant en gaf hij een introductie van zijn bedrijf. De opvolgende e-mails boden tips en verhalen die de klantrelatie versterkten, waardoor klanten terugkwamen voor meer.

Daarnaast automatiseerde Jasper herinneringen voor nieuwe aankopen. Klanten die zijn softwaretool hadden gekocht, kregen na een maand een herinnering over nieuwe functies. Deze proactieve aanpak zorgde ervoor dat klanten vaker terugkwamen.

Voor zijn abonnementsproducten zorgde Jasper ervoor dat er automatisch meldingen werden verstuurd als een betaling mislukte, zodat klanten niet zonder toegang kwamen te zitten en zijn inkomsten stabiel bleven.

Dankzij automatisering verhoogde Jasper zijn verkoop en verminderde hij zijn werkdruk. Hij besteedde minder tijd aan repetitieve taken en meer aan nieuwe producten en klantrelaties. Automatisering hielp hem niet alleen om efficiënter te zijn, maar ook om zijn klanten op het juiste moment de juiste aandacht te geven, wat leidde tot stabiele groei.

Conclusie

De meest briljante oplossingen zijn vaak de meest eenvoudige. Automatiseren hoeft niet duur of ingewikkeld te zijn, maar kan een wereld van verschil maken voor je bedrijf. Door kleine stappen te nemen en de processen die veel tijd kosten te automatiseren, kun je meteen winst boeken. Het bespaart tijd, vermindert fouten en geeft je ruimte om te focussen op dat wat écht belangrijk is: de groei van je bedrijf.

Vandaag is jouw ‘Day One’ voor automatisering. Breng je processen in kaart, zet de eerste stap en ontdek hoeveel goud er in je bedrijf verscholen ligt – klaar om ontgrendeld te worden.

Veelvoorkomende blokkades voor het MKB om te starten met automatiseren

Automatisering klinkt te complex

Veel ondernemers denken dat automatisering ingewikkeld en technisch is, en alleen geschikt voor grote bedrijven. De waarheid is dat er veel eenvoudige en gebruiksvriendelijke tools beschikbaar zijn die direct toepasbaar zijn, zonder dat je technische expertise nodig hebt.

Wat als ik bang ben voor hoge kosten?

Er heerst vaak de misvatting dat automatisering veel geld kost. Echter, veel tools bieden schaalbare prijsmodellen, gratis versies of maandelijkse abonnementen die zeer betaalbaar zijn, vooral gezien de tijdwinst en efficiëntie die ze opleveren.

Wat als ik geen tijd heb om automatisering te implementeren?

Ironisch genoeg is tijdgebrek vaak de reden dat ondernemers geen tijd maken om te automatiseren. Door een dag of een halve dag vrij te maken om processen in kaart te brengen en automatisering op te zetten, bespaar je uiteindelijk vele uren per week.

Wat als ik niet bekend ben met de mogelijkheden?

Veel MKB-ondernemers zijn simpelweg niet op de hoogte van de mogelijkheden die automatisering biedt. Het kan helpen om je te verdiepen in voorbeelden van andere bedrijven of een specialist te raadplegen die je kan wijzen op de laaghangende vruchten.

Wat als ik bang ben voor verlies van controle?

Sommige ondernemers zijn bang dat ze de controle verliezen als ze processen automatiseren. Maar automatisering kan juist meer controle bieden door standaardisatie en consistente uitvoering van taken, waardoor er minder ruimte is voor fouten.

Door deze blokkades te herkennen en te overwinnen, kan jouw bedrijf de eerste stappen zetten naar een meer efficiënte en winstgevende toekomst.